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年会场地考察注意事项

日期:2021/09/21 类型:广州年会策划

马上就到国庆节了,大家是不是在为2022年会场地而烦恼呢?今天新精艺活动策划小编就和大家来分享年会选择场地需要考察哪些维度,一起来看看吧!


年会活动场地


一、物理维度评估


‍第一点,交通检查项

确认附近地铁站名称、运营时间等信息,及时同步员工。如果是在目的地办年会,还需要考虑高铁、飞机等公共交通的动线安排,给同事们做一个明确的标识。


第二点,酒店位置、经营和报批检查项。

酒店周边的商圈、在建项目、交通限行等情况需要提前了解清楚。酒店如果同期在举行政府活动,也要考虑该活动对自身活动的影响,如周边限行等。另外在今年的情况下,尤其需要注意跟酒店交涉清楚报批报备的事宜。


第三点,嘉宾入场环节检查项。

在这个检查项里,需要考察停车场的数量和收费情况、在户外做搭建的条件、酒店入口的搭建条件、签到处位置‍‍以及客梯的位置和使用等。


第四点,房间、餐厅、娱乐设施的检查项。

除了这种度假村类型明确需要住宿之外,也建议办会人考察一下酒店房间,一方面可能会有员工在参与年会的过程中情绪高涨,饮酒过度‍‍,需要使用房间,另一方面如果有客户参加年会,也会涉及到房间的使用。有一些年会可能同时需要自助餐和晚宴,这就需要另外了解餐厅的位置、营业时间、可容纳人数以及菜单的品类等。


‍第五点,会议场地检查项。

前厅的面积和搭建的条件决定了公司的签到、合影墙等互动怎么设计;会场的面积和可容纳的人数是关键性决定因素;入口的数量和尺寸等决定了会场中可以放多少东西以及如何放进去;场租的时长、费用以及会场设备的配置则对年会现场的搭建影响很大。


第六点,筹备区域检查项‍‍。

根据需要,我们要检查场地是否有化妆间、VIP室、物料间、卸货通道和货梯等,这些因素会影响整个进程的顺利程度。


第七点,酒店周边场地检查项。

有一些年会在白天会先进行培训会,中午可能要四散用餐,那么周边的餐饮情况就需要关注一下。另外图文打印社、‍‍超市商场、鲜花店、照片冲印店,甚至医院和派出所也都推荐办会人纳入年会的考察清单,这将是一个加分项。


二、非物理维度评估


第一点,价格

年会季的价格浮动比较大,找场地的时候需要和酒店确认不同档期的价格,以及是否适配预算。

‍‍需要注意选址所带来的额外费用,比如前往场地的车费等。‍‍此外部分酒店宴会厅还需要考虑最低消费的问题,如果人数不是特别多,如何协调餐标也是一个关注点,力求花最少的钱,‍‍达到最好的效果。


第二点,档期

越火爆的档期,越需要提前开始抢订。如果同期周边还有一些其他的重大活动,就要考虑限行的问题,确定好酒店和档期之后要考虑活动报备的问题。


第三点,酒店的品牌和风格

一般而言,品牌酒店的服务是比较能够得到保障的。部分老板会对某一品牌会有忠诚度‍‍,那么在选址的时候就需要重点考虑这个品牌的优势在哪?为什么老板会喜欢它?以及这个品牌定位的调性是偏轻松的、偏度假的还是偏商务的?此外,还有菜品的口味,‍‍以及宗教偏好,例如清真餐等‍。


第四点,服务

不同的价位的酒店提供的服务会有相应的区别,要考虑房间、餐厅、康体娱乐、合影区域甚至一些风水的讲究等多个维度的影响。


总之找好年会场地对办好年会来说是一个事半功倍的过程,在这里新精艺活动策划小编预祝大家2022年年会筹办工作以及年会的举办能够圆满成功,谢谢大家!

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年会场地,年会策划,年会活动场地

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